AVG en persoonsgegevens

Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze verordening zorgt ervoor dat in de hele EU dezelfde privacywetgeving geldt.

Met de komst van de AVG mag u niet zomaar persoonsgegevens verwerken. U moet daarvoor een grondslag hebben en een verwerkersovereenkomst. Ook kunt onder de AVG verplicht zijn om een Functionaris Gegevensbescherming (een interne privacytoezichthouder) aan te stellen.

AVG en personeelsdossier

De hoofdregel is dat u alleen gegevens in uw personeelsdossier mag opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier. In een personeelsdossier bewaart een werkgever de gegevens die hij nodig heeft om de arbeidsovereenkomst met de werknemer te kunnen uitvoeren.

Inhoud personeelsdossier

U mag onder meer de volgende gegevens in uw personeelsdossier opnemen:

  • klachten
  • waarschuwingen
  • verzuimfrequentie (hoe vaak u er niet bent)
  • een kopie van het identiteitsbewijs
  • het Burgerservicenummer (BSN)
  • persoonlijke werkaantekeningen van de leidinggevende.

Gespreksverslagen hoeven niet

U hoeft verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken niet in uw personeelsdossier op te nemen. Deze verslagen kunnen ook apart worden bewaard bij de direct leidinggevende. Dergelijke verslagen dienen namelijk een specifiek doel en vallen daardoor niet automatisch onder de personeelsadministratie.

Medische gegevens

Medische gegevens mag u in principe niet opnemen in uw personeelsdossier. Alleen in uitzonderlijke situaties mag u gegevens over de aard en oorzaak van de ziekte van uw werknemer, die uw werknemer u vrijwillig heeft verstrekt, opnemen in het personeelsdossier.

Alleen als nodig

U mag alleen medische gegevens opnemen als hiervoor een noodzaak is. Dit is zo als uw bedrijf rekening moet houden met de gezondheid van haar werknemer, bijvoorbeeld als uw werknemer bijvoorbeeld in ernstige mate last heeft van astma, epilepsie of suikerziekte.

Beperkte informatie bij re-integratie

Is uw werknemer aan het re-integreren of krijgt uw werknemer verzuimbegeleiding? U mag dan alleen informatie opnemen over de beperkingen die u op het werk heeft door de ziekte van uw werknemer en de noodzakelijke aanpassingen op de werkvloer. Een voorbeeld hiervan is een aangepaste stoel.

Risico’s voor HR-specialisten

Het verzamelen, wijzigen, delen en opslaan van gegevens is aan de orde van de dag op de HR-afdeling. Denk hierbij aan het aangaan van een dienstverband, tijdens ziekte en verzuim, maar ook als iemand weer uit dienst gaat.

Wat zijn de risico‚Äôs voor HR-specialisten? Waar moet u als HR-specialist op letten? Weten u en uw collega’s wat ze mogen noteren als iemand zich ziek meldt? Bekijk alle risico’s en oplossingen op onze speciale site

Meer weten over AVG en persoonsgegevens?

Neem voor uitleg en advies contact op met Sunny Sharma:
sunny.sharma@hcscan.nl
06-10892795